我们有一位建筑客户，每份作业许可证都要花大约半小时。纯手工。每一份许可、每一个工地、每一天。在繁忙的工地上，这种情况一天发生几十次，而且他们同时运营多个工地。加起来，这是大量时间消耗在必须完成但本身无法推动进展的文件工作上。
该客户是 Koh Kock Leong Enterprise。自 1991 年成立以来，他们从事土方工程、挖掘、电缆铺设、道路修复等工作。其中很多是大政府基础设施项目，大型工地人员众多。对于这类工作，作业许可证不是可选项，项目越大、现场人员越多，每天需要提交的许可证就越多。时间必须被花费，只是之前花得很糟糕。
他们已经考察过软件方案
没有现成的产品符合他们现场团队的实际工作方式。大多数方案假设了他们没有的流程，或者强制推行一些在演示中看起来不错、但在真实工地却行不通的步骤。所以他们做了大多数企业会做的事。他们忍受了现状，并投入更多人来解决这个问题。成本一直隐藏，因为它分散在每个人身上，而不是集中在某个会被注意到的地方。
我们构建的方案
我们为他们定制了自己的系统。关键在于围绕他们现有的工作方式设计，这样没人需要改变流程来适应它。地面员工和分包商通过手机提交许可证。行政和管理层通过 Web 平台审核批准。审批遵循他们已有的签字链条，人们只看自己需要的内容。当需要决策时，相关人员会收到通知，而不是让许可证堆积在那里等待被发现。
带来的改变
办理许可证的时间从三十分钟缩短到了三分钟。他们每天要做几十次，所以一个月节省下来的时间非常可观。几个月后，内部员工调查显示大家对许可证的处理方式更满意了。你可以查看完整项目此处。
大多数企业都有类似的问题
这才是重点。大多数运营型企业都在某处隐藏着这样的任务。多年来悄无声息地每周吞噬数小时，却无人质疑，因为大家习以为常。它从不显得昂贵。事实就是如此，直到有人终于把它算清楚。
它们很容易被忽视，因为它们就在眼皮底下隐藏。这是你的团队每天不假思索重复十次的操作。同样的步骤，每次都是手工。大家都视其为正常，因为没有单个人承担成本，所以没人看得见。
如果你想找到你自己的，选一个团队经常做的任务。许可证、报价、排期、工作交接、报告，无论对你来说是什么。先认真计时一次。乘以每周发生的频率，再乘以参与人数。这个数字通常比任何人预期的都要大。如果这让你感到心疼，那就是第一个要解决的问题。
答案很少是雇佣更多人。通常是建立一个围绕你现有工作打造的系统，而不是一个要求你绕着它工作的工具。
如果你也有这样的流程，且从未计算过它的成本，请给我们留言。很乐意帮你看看。
